Overhead

De belangrijkste verklaring(en) voor het nadeel van €1.289.000 op de lasten zijn:

• Per saldo € 1.415.000 nadeel op de aan de overhead toegerekende loonsom. Per saldo is het nadeel op de totale loonsom €1.800.000. Het grootste gedeelte van dit nadeel wordt toegerekend aan het hierboven genoemde taakveld overhead, daarom wordt hier het nadeel op de totale loonsom van €1.800.000 toegelicht.

Het nadeel van € 1.8 miljoen is ontstaan door een tweetal oorzaken:

• € 1.100.000 miljoen extra kosten vanwege de CAO verhoging. In 2023 is de CAO afgesloten die een verhoging van 7.2% met zich meebracht. In de begroting 2023 was rekening gehouden met een verhoging van 3.6%. Het Rijk heeft de extra loonkosten wel gecompenseerd maar deze compensatie is verwerkt in de Algemene Uitkering en deze bate is verwerkt op een andere plek in de jaarrekening.
• In 2023 was het ziekteverzuim 8.9%. Dit heeft geleid tot € 700.000 extra kosten vanwege ziektevervanging. Deels (€ 342.000) is dit ziektevervanging vanwege corona gerelateerde ziekteuitval.

In de actualisatie van Burap-2 2023 is een overschrijding van de loonsom gemeld van €700.000, het verschil met het werkelijke tekort van €1.800.000 betreft dus de CAO stijging.

Verdere afwijkingen op product 960 overhead:

• € 139.000 voordeel als gevolg van medewerkers die hebben deelgenomen aan het generatiepact. Dit voordeel wordt toegevoegd aan de reserve bedrijfsvoering (loonsomsturing). Bij de mutaties aan de reserves ontstaat een even groot nadeel.

• € 128.000 nadeel op het budget voor medische ondersteuning. In 2023 is het verzuimpercentage uitgekomen op 8.9%. Dit percentage is 1.5% hoger t.o.v. 2022. Vanaf de datum dat de medewerker verzuimt, wordt de medewerker in de derde week gezien door de bedrijfsverpleegkundige of de bedrijfsarts. Deze (medische) begeleiding wordt uitgevoerd totdat de medewerker is hersteld of er een afkeuringsprocedure wordt ingezet. Ook daarna wordt er nog nazorg gedaan. In de tussenliggende periode worden er mogelijkheden gezocht voor interne of externe begeleiding. Denk aan coaching, maatschappelijk werk, psycholoog, fysiotherapie of inzetbaarheidsonderzoek. Door het stijgen van het ziekteverzuim worden voor de medische ondersteuning meer kosten gemaakt.
• € 50.000 nadeel vanwege een onderzoek naar de sociale veiligheid en bestuurscultuur. In opdracht van de raad is een onderzoek uitgevoerd naar de sociale veiligheid en samenwerking van de organisatie, het college en de raad. De raad heeft 4 juli 2022 een motie (nr 2022-M0033) aangenomen voor een onderzoek hiernaar. In overleg met de burgemeester en de fractievoorzitters is het onderzoek uitgebreid.
• € 22.000 nadeel op de reiskostenregeling voor woon/werk verkeer van personeel. In 2023 is een nieuwe reiskostenregeling ingegaan. Daarbij is een inschatting gemaakt dat medewerkers deels thuiswerken en deels op kantoor aanwezig zijn. Als medewerkers die gebruik maken van de reiskostenregeling meer op kantoor aanwezig zijn houdt dit hogere vergoedingen voor reiskosten in.
• € 40.000 nadeel op de uitgaven voor vakliteratuur en licenties voor digitale abonnementen. Ten opzichte van voorgaande jaren is er een flinke stijging van de uitgaven hiervoor. In 2024 zal nader onderzocht worden of er lidmaatschappen opgezegd kunnen worden.
• € 82.000 nadeel op de uitgaven voor werving en selectie van personeel. Het is steeds lastiger vacatures goed in te vullen. Met behulp van externe bureaus wordt getracht vacatures in te vullen. Hier zijn extra losten mee gemoeid.
• Op de huisvestings- en facilitaire kosten is een nadeel van € 336.000 gerealiseerd. Dit nadeel bestaat uit een aantal posten. Zo vielen de energiekosten voor de panden aan het ’s Gravenhof en de Henri Dunantweg € 144.000 hoger uit nadat door de gemeente Zutphen het contract met Gazprom opgezegd werd. Er wordt nog een compensatie aanvraag voorbereid. Ook vielen, zoals in de diverse bestuursrapportages al is aangegeven, diverse facilitaire en huisvestingkosten duurder uit. Het gaat dan met name om de kosten van porto (€ 80.000), schoonmaak (€ 41.000), belastingaanslagen (€ 21.000) en kantoormeubilair (€ 50.000). Bij de portokosten zijn er onder meer extra kosten gemaakt vanwege de verkiezingen in 2023. Voor de schoonmaak geldt dat de gecalculeerde uren bij het aangaan van het schoonmaakcontract te minimaal zijn ingeschat. Om die reden is in de tweede helft van 2023 een kleine correctie toegepast. Zo is de witte vleugel weer opgenomen in het schoonmaakprogramma en heeft bovendien een uitbreiding van uren plaatsgevonden ten behoeve van het nieuwe stadhuis. Het stadhuis is een bovengemiddeld bewerkelijk pand. Een deel van het kantoormeubilair is vervangen omdat het niet meer voldeed aan de Arbo eisen. (kapot of niet of nauwelijks verstelbaar).
• € 44.000 voordeel op lasten voor rente en afschrijving (kapitaallasten). De rente die aan de taakvelden wordt doorbelast, wordt toegerekend op basis van een bij de begroting gecalculeerd omslagpercentage. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt berekend of het gehanteerde rentepercentage nog binnen de voorgeschreven bandbreedte valt. Indien dat niet zo is moet het rentepercentage voor de kaptaallasten aangepast worden. Bij het opstellen van de jaarrekening is het gehanteerde rentepercentage bijgesteld van 1.2% naar 1.0%.
• Op de automatiseringsuitgaven is een voordeel gerealiseerd van € 763.000. Dit voordeel wordt veroorzaakt door twee grote oorzaken: lagere kapitaallasten voor automatiseringsinvesteringen ( € 187.000)  en door niet afgeronde automatiseringsprojecten (€ 511.000). Omdat de investeringen en een deel van de lopende projecten gedekt worden uit de reserve kantoorautomatisering staat tegenover dit voordeel ook een nadeel van € 579.800 door een lagere onttrekking uit de reserve kantoorautomatisering.

Bij de actualisatie van de tweede bestuursrapportage werd al aangegeven dat er per saldo een voordeel van € 195.000 werd verwacht.
Bij de automatiseringsprojecten wordt jaarlijks tegen het feit aangelopen dat de projecten niet jaargebonden zijn. Projecten zijn vaak jaaroverstijgend waardoor het begrote budget deels moet worden overgeheveld naar het nieuwe jaar. Ook gebeurt het soms dat projecten vertraging oplopen door landelijke ontwikkelingen en door capaciteitsgebrek op de arbeidsmarkt.

Hieronder een overzicht van de niet afgeronde projecten in 2023. Deze projecten lopen door in 2024.

• Implementatie Microsoft 365      
• Nieuwe wetgeving (WEP/WOO/WMEBV)   
• Monitoring response (GGI veilig)      
• Samenhangende objectenregistratie (SOR)   
• Ontwikkelingen sociaal domein      
• Zaaksysteem in het sociaal domein      
• Datagedreven werken         
• Doorontwikkeling zaakgericht werken   

Doordat diverse projecten nog niet geheel afgerond zijn zorgt dit soms ook voor lagere exploitatiekosten omdat licenties nog niet zijn afgenomen. Dit zorgt dus ook voor een (kleiner) voordeel in de exploitatiekosten. Omdat diverse projecten doorlopen in 2024 is een deel van het genoemde voordeel in 2024 nodig om de projecten af te ronden. Dit houdt ook in dat in 2024 voorgesteld zal worden deze middelen weer beschikbaar te stellen.

Product 960 Overhead - baten

De belangrijkste verklaring(en) voor het nadeel van 267.000 op de baten zijn:

• € 290.000 nadeel op de loonsom gerelateerde inkomsten. In de begroting was 396.000 opgenomen voor inkomsten uit de loonsom. Dit is personeel wat uitgeleend of gedetacheerd wordt aan een andere organisatie. Omdat bij het opstellen van de begroting nog niet bekend is welke inkomsten gerealiseerd gaan worden zijn deze inkomsten begroot bij de overhead. De gerealiseerde inkomsten worden in de jaarrekening wel toegerekend aan het juiste taakveld. Daardoor ontstaat op het taakveld overhead een nadeel en op andere plekken een voordeel. Per saldo is er € 380.000 ontvangen voor gedetacheerd en uitgeleend personeel in 2023.

Product 960 Overhead – lasten mutaties reserves

• € 139.000 incidenteel nadeel als gevolg van een storting in de reserve bedrijfsvoering (loonsomsturing). In 2023 hebben diverse medewerkers gebruik gemaakt van het generatiepact. Dit bespaarde bedrag wordt toegevoegd aan de reserve (loonsomsturing).

Product 960 Overhead – baten mutaties reserves

• € 393.000 incidenteel nadeel door een lagere onttrekking aan de reserve kantoorautomatisering doordat een aantal automatiseringsprojecten nog niet is afgerond in 2023 en verder lopen in 2024.
• € 30.000 nadeel door een lagere onttrekking aan de reserve vervanging inventaris. Tegenover dit nadeel staan lagere kapitaallasten vanwege nog niet afgeronde investeringsprojecten.