Bedrijfsvoering

In 2023 hebben we naast de verantwoordingsproducten zoals het jaarverslag over 2022 en de tussentijdse rapportages, een eerste stap gezet in een andere opzet van de voorjaarsnota. Waar de eerdere opzet van de voorjaarsnota vooral financieel gericht was, was de insteek nu om de inhoud leidend te laten zijn en de financiën hierop te laten volgen. Dit vooral met de bedoeling om uw raad in de gelegenheid te stellen om keuzes te maken in wat u belangrijk acht voor de gemeente Zutphen. De doorontwikkeling van onze planning en control producten zal met ingang van verslagjaar 2024 ook zichtbaar worden in de tussentijdse rapportages. Hieraan zal een aangetrokken coördinator planning en control een belangrijke bijdrage leveren.
Ook qua interne beheersing is een volgende stap gezet. Onder andere door een strakkere sturing op de loonsom, het inrichten van een verplichtingenadministratie en het strakker controleren op het naleven van de inkoopprocedure. Voor dit laatste geldt dat de algemene beheersmaatregelen die genomen zijn om onrechtmatigheden te voorkomen, primair bestaan uit het vaststellen van het inkoopproces en het registreren en beheren van de contracten.

Doorontwikkeling organisatie, de juiste mens op de juiste plek

Met de doorontwikkeling van de organisatie zetten wij programmatisch in op de ontwikkeling van de organisatie. Afgelopen jaar is door de directie het Koersdocument vastgesteld. Een visiedocument waarin aangegeven wordt wat voor organisatie we zijn en hoe hieraan sturing wordt gegeven. Dit met als doel om inwoners, bedrijven, (maatschappelijke) organisaties en het gemeentebestuur zo goed mogelijk te dienen in en bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken. Dit uiteraard binnen wettelijke en door het gemeentebestuur vastgestelde kaders. Onze kernwaarden, vertrouwen, betrokken en ondernemend , zijn hierbij leidend in de manier waarop wij met in- en externe partners samenwerken. Daarnaast maken nog 7 andere projecten onderdeel uit van het programma. Het gaat hier dan om:

• Het verbeteren van de dienstverlening. Hiervoor is een onderzoek uitgevoerd naar de beleving van de dienstverlening onder zowel inwoners als ondernemers en wordt een visie op dienstverlening opgesteld;
• Het zijn van een aantrekkelijk werkgever. In deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt is het niet alleen van belang om de juiste mensen binnen te halen, maar ook om onze goede mensen te behouden. Daarom besteden we veel aandacht aan de ontwikkelwensen van onze mensen en kijken we naar de arbeidsvoorwaarden. Uw raad wordt hierover geïnformeerd, inclusief de eventuele budgettaire consequenties ;
• Omgang met elkaar. Hiervoor heeft In het najaar van 2023 heeft ook het onderzoek Sociale veiligheid plaatsgevonden. In het onderzoek stonden de vragen naar sociale veiligheid en omgangscultuur voor raad, college en organisatie centraal;
• Fijn Zutphen, als projectgroep waar gezamenlijke activiteiten voor en door het personeel in worden ondergebracht, gelieerd aan de doorontwikkeling van de organisatie;
• Manier van werken, waarbij gekeken wordt naar participatie, project- en programmatisch werken en het wijkgericht werken;
• Huisvesting van de organisatie en het bestuur. De eisen en wensen ten aanzien van de huisvesting zijn volgend op de visie op dienstverlening. Hiervoor zal een voorstel aan de raad worden voorgelegd;
• Data gedreven werken, waarbij we steeds meer op basis van informatie inzicht willen verkrijgen en beslissingen willen nemen.

De arbeidsmarkt was ook in 2023 nog krap. Het aantal vacatures is mede hierdoor hoger dan normaal en door de korte opzegtermijn zorgt dit, tezamen met het hoge langdurig ziekteverzuim, voor een hoge werkdruk in de organisatie.  Ondanks de verhitte arbeidsmarkt zijn we erin geslaagd veel nieuwe collega's, waaronder een aantal nieuwe managers, aan te trekken waardoor meer stabiliteit in de organisatie ontstaat. Het terugdringen van het langdurig verzuim blijft onze nadrukkelijke aandacht vragen waarbij wij ons extern laten begeleiden door arbodiensten.

Beter omgaan met gegevens en informatie

Informatieveiligheid & privacy

Informatieveiligheid en privacy vragen doorlopend onze aandacht. In 2023 hebben wij ingezet op een actieplan Informatieveiligheid en Privacy om alle zaken die rondom dit thema spelen te bundelen in een meerjarige projectmatige aanpak.  Hiervoor heeft uw raad voor afgelopen jaar en komende jaren middelen beschikbaar gesteld. In 2023 is gestart met de uitvoering van dit actieplan. Wij borgen hierin onder andere de governance (aansturing) rondom informatieveiligheid en privacy, maar ook zaken zoals Identity en Access Management (IAM of IdM) en diverse ICT-technische maatregelen om onze ICT omgeving veilig te houden. Op deze wijze voldoen we onder andere om aan vereisten van de ENSIA audits, waarbij wij periodiek door de centrale overheid worden getoetst op het voldoen aan privacy- en beveiligingsnormen. Bewustwording rondom informatieveiligheid is een continu proces waar we in 2023 aandacht aan gegeven door middel van phisingsacties en bewustwordingstrainingen welke door bijna alle medewerkers zijn gevolgd en welke ook een plek hebben gekregen in het introductieprogramma voor nieuwe collega's. Daarnaast laten wij onze informatieveiligheid periodiek testen door externen.

Huisvesting organisatie

Met het afronden van het Koersdocument (visie op de organisatie), het bijeenbrengen van de facilitaire taken in een nieuw team facilitair en het opstellen van de visie op dienstverlening, hebben we afgelopen jaar de basis gelegd om aan de slag te gaan met onze plannen voor de huisvesting van de organisatie en het bestuur.

Digitale dienstverlening

Wij hebben gewerkt aan verdere uniformering en doorontwikkeling van ons zaaksysteem ter verbetering van een efficiënte en eenvoudigere digitale dienstverlening. Dit naast de fysieke dienstverlening, die uiteraard blijft bestaan. Tevens hebben wij gewerkt aan voorbereidende maatregelen om de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) op een goede wijze te kunnen implementeren.

Toelichting bij de rechtmatigheidsverantwoording

In de rechtmatigheidsverantwoording staat in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. We blijven binnen de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Conform artikel 8, tweede lid, van de Financiële verordening gemeente Zutphen 2024 geven wij in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting op fouten en onduidelijkheden voor zover deze de rapportagegrens van € 50.000,00 overschrijden. Ook geven wij aan welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Wij hebben geconstateerd dat 11 inkopen voor een totaalbedrag van € 2.450.000 ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Dit wordt als een rechtmatigheidsfout aangemerkt omdat de in het normenkader opgenomen Europese aanbestedingswetgeving niet is nageleefd bij deze inkopen. Oorzaken zijn dat opdrachten stilzwijgend zijn verlengd of dat een nieuwe aanbesteding niet of niet tijdig plaats heeft gevonden waardoor de termijn of de prijsraming is overschreden. Het betreft de volgende soorten inkopen:

• 4 x inhuur medewerkers
• 3 x onderhoudscontracten
• 1 x constructiematerialen
• 3 x software en informatiesystemen

Van de 11 onrechtmatige inkopen waren er 2 ook onrechtmatig in 2022.
De algemene beheersmaatregelen die genomen zijn om onrechtmatigheden te voorkomen zijn primair het vaststellen van het inkoopproces en het registreren en beheren van de contracten. Budgethouders dienen het inkoopproces te volgen, gebruik te maken van het ingestelde inkoopstartformulier om op deze wijze de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure te kiezen en uit te voeren en/of advies te vragen aan de inkoopadviseur. Het contractbeheer draagt eraan bij in control te zijn en tevens inzichtelijk te hebben welke contractacties nodig zijn om het contractbeheer actueel te houden. Door het versturen van automatische signaleringen op contractniveau aan budgethouders worden zij opgeroepen na te gaan of het betreffende contract verlengd of beëindigd dient te worden. Vervolgens kan de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure tijdig gestart en uitgevoerd worden. Secundair voert inkoop adviesgesprekken met budgethouders over contracten en aanbestedingen, voert zij spend analyses uit en inventariseert zij aanbestedingen middels een aanbestedingskalender.